ZAW-FA w KSeF – instrukcja krok po kroku jak wypełnić formularz i uzyskać uprawnienia

Formularz ZAW-FA („zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF”) jest kluczowym dokumentem przy zarządzaniu dostępami do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Bez prawidłowo złożonego formularza, osoby w firmie mogą nie mieć możliwości wystawiania, odbierania czy zarządzania e-fakturami.

Co warto wiedzieć przed wypełnianiem?

Zanim zaczniesz:

• Formularz składa się z 5 głównych części: A, B, C, D, E.
• Wypełniaj tylko pola białe — pola szare pozostają puste.
• Część D wypełnia się tylko w sytuacjach szczególnych (np. zmiana podpisu kwalifikowanego, obcokrajowcy bez NIP/PESEL)
• Formularz ZAW-FA można złożyć tylko papierowo w urzędzie skarbowym.
• Upewnij się, że adres e-mail jest aktualny — to na niego urząd będzie wysyłał informacje o nadaniu/odebraniu uprawnień.
• ZAW-FA służy do wyznaczenia pierwszej osoby w firmie. Dopiero ta osoba może nadać dalsze uprawnienia, np. dla pracownika.

Kiedy nie trzeba składać zawiadomienia ZAW-FA?

Złożenie zawiadomienia ZAW-FA nie jest wymagane w następujących przypadkach:

• Jesteś osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) – posiadasz automatyczne uprawnienia właścicielskie w KSeF. Możesz zalogować się do systemu przy użyciu Profilu Zaufanego (ePUAP) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pod warunkiem, że zawiera on Twój numer NIP lub PESEL.
• Posiadasz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną firmy – zalogowanie się do KSeF za pomocą tej pieczęci automatycznie nadaje Ci uprawnienia właścicielskie, bez konieczności składania formularza ZAW-FA.

Instrukcja wypełniania formularza ZAW-FA

Poniżej omówienie każdej części formularza z wyjaśnieniem pól oraz przykładami.

Część A – urząd skarbowy i cel zawiadomienia

1. Wybierz urząd skarbowy — właściwy dla Twojej siedziby lub miejsca prowadzenia działalności.
2. Cel zgłoszenia (pole nr 6) — zaznacz jedną z opcji:
   • nadanie uprawnień,
   • odebranie uprawnień,
   • zgłoszenie danych podpisu kwalifikowanego (gdy zmieniasz certyfikat).
3. Pole nr 4 — wypełnia się jedynie, gdy składasz kilka formularzy ZAW-FA równocześnie (np. dla różnych osób).

Uwaga: jeśli wybierzesz cel „zgłoszenie danych podpisu”, sekcja C (dane osoby) zostanie pominięta.

Część B – dane składającego zawiadomienie

W tej części wpisujesz dane przedsiębiorstwa lub osoby, która nadaje lub odbiera uprawnienia:

• Rodzaj podmiotu:
  (1) podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka),
  (2) organ egzekucyjny,
  (3) osoba fizyczna (np. przedsiębiorca).
• Nazwa lub imię i nazwisko — pełna nazwa firmy lub dane osoby fizycznej.
• NIP — numer identyfikacji podatkowej.
• Adres — siedziba firmy lub adres zamieszkania (w zależności od formy).
• Telefon (opcjonalnie).
• E-mail (obowiązkowo).

Część C – dane osoby, której nadajesz lub odbierasz uprawnienia

Uzupełnij tę część, jeśli zgłaszasz nadanie lub odebranie uprawnień (o ile nie stosujesz tylko zgłoszenia podpisu):

• Rodzaj identyfikatora (pole 20):
  (1) NIP, (2) PESEL, (3) brak identyfikatora — wybierz odpowiednią opcję.
• Numer NIP lub PESEL — w zależności od wyboru.
• Nazwisko i imię osoby uprawnionej.
• Adres zamieszkania / korespondencyjny.
• Telefon (opcjonalnie).
• E-mail (obowiązkowo).

Jeśli wybrałeś opcję 3 (brak identyfikatora), konieczne będzie także podanie danych dokumentu tożsamości (seria, numer, rodzaj dokumentu, kraj wydania) oraz data urodzenia.

Część D – dane dodatkowe (podpis, obcokrajowcy)

Wypełnia się tylko, gdy:

• w części A zaznaczono cel „zgłoszenie danych podpisu kwalifikowanego”,
• osoba, której nadajesz uprawnienia, nie posiada NIP lub PESEL,
• zmieniasz kwalifikowany podpis i urząd wymaga zaktualizowanych danych identyfikacyjnych.

Podaj dane identyfikujące podpis (np. odcisk lub inne wymagane dane), zgodnie z instrukcją formularza.

Część E – podpis i data

• Formularz musi być podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentowania zgłaszającego (np. członek zarządu, właściciel).
• Podaj datę i miejsce podpisu.
• Jeżeli uprawnienia są nadawane przez więcej niż jedną osobę (np. kilku członków zarządu), w razie potrzeby użyj dodatkowego ZAW-FA, by ująć wszystkich reprezentantów.

Procedura po złożeniu – co dalej

• Po złożeniu formularza ZAW-FA urząd skarbowy nada uprawnienia jednej osobie fizycznej do zarządzania kontem KSeF dla danego podmiotu.
• Tylko ta osoba będzie mieć pełne uprawnienia właścicielskie i będzie mogła nadawać uprawnienia innym użytkownikom (np. pracownikom, biuru rachunkowemu) już drogą elektroniczną w systemie KSeF.
• Jeśli uprawniona osoba odejdzie z firmy, konieczne jest odebranie jej uprawnień – co wymaga, by w systemie istniał co najmniej jeden aktywny użytkownik z uprawnieniami właścicielskimi.

Udostępnij:

Udostępnij na Facebooku Udostępnij na X Udostępnij na LinkedIn