Jakie faktury nie będą widniały w KSeF? Sprawdź wyjątki

Przypominamy: Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Docelowo KSeF ma usprawnić obieg dokumentów, zwiększyć bezpieczeństwo rozliczeń oraz ujednolicić sposób fakturowania w Polsce. W praktyce oznacza to, że zdecydowana większość podatników będzie zobowiązana do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem systemu KSeF.

Warto jednak pamiętać, że w okresie obowiązkowego KSeF przewidziano wyjątki – nie wszystkie faktury będą musiały być wystawiane w systemie, a część z nich w ogóle nie będzie w nim widniała.

Faktury, które nie będą musiały być wystawiane w KSeF

W okresie obowiązkowego KSeF poza systemem pozostaną m.in. następujące dokumenty:

1) Faktury dla osób prywatnych (B2C)

Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mogą być wystawiane w KSeF, ale nie będzie takiego obowiązku.

2) Wybrane bilety traktowane jak faktury

W KSeF nie będą musiały być wystawiane m.in.:

• bilety autostradowe stanowiące faktury,

• bilety jednorazowe na przejazd koleją, taborem samochodowym, środkami transportu morskiego i lotniczego – o ile spełniają warunki uznania ich za faktury.

3) Faktury dotyczące kontroli i nadzoru ruchu lotniczego

Wyjątek obejmuje faktury wystawiane za usługi w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) EUROCONTROL w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.

4) Usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT

Faktury z tytułu świadczenia zwolnionych usług finansowych oraz ubezpieczeniowych mogą być wystawiane w KSeF, ale nie będzie takiego obowiązku.

5) Samofakturowanie przy kontrahencie bez polskiego NIP

Poza KSeF mogą być faktury wystawione w ramach umowy samofakturowania, jeżeli stroną takiej umowy jest podmiot nieposługujący się polskim NIP.

6) Faktury wystawiane w trybie offline i w czasie awarii

W określonych sytuacjach możliwe będzie wystawianie faktur poza systemem:

• w trybie awarii / offline / offline24 – przy czym takie faktury będą musiały zostać przesłane do KSeF w wymaganym terminie,

• w okresie całkowitej awarii KSeF – wtedy faktury nie będą musiały być dosyłane do systemu po zakończeniu awarii całkowitej.

Okres przejściowy do końca 2026 r. – co jeszcze można wystawiać poza KSeF?

Dodatkowo, w okresie przejściowym do końca 2026 roku będzie można wystawiać poza KSeF:

1) Faktury z kas fiskalnych

Od 2027 roku faktura z kasy fiskalnej będzie mogła być wystawiona wyłącznie dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

2) Paragony jako faktury uproszczone

Chodzi o paragony do kwoty brutto 450 zł, zawierające NIP nabywcy.
Od 2027 roku nie będzie już możliwości wystawiania takich paragonów jako faktur uproszczonych.

Przypominamy: obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie wprowadzany stopniowo:

• od lutego 2026 r. – obowiązek dla podatników, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 000 000 zł,

• od kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników (sprzedaż brutto w 2024 r. nie przekroczyła 200 000 000 zł),

• od stycznia 2027 r. – obowiązek dla podatników, którzy wystawiają w miesiącu faktury o łącznej wartości sprzedaży brutto nie większej niż 10 000 zł.

Od lutego 2026 r. wszyscy podatnicy VAT czynni i zwolnieni posiadający NIP będą mieli obowiązek odbierania faktur zakupowych w KSeF. 

Udostępnij:

Udostępnij na Facebooku Udostępnij na X Udostępnij na LinkedIn