Outsourcing Głównej Księgowej lub Głównego Księgowego nie oznacza zastąpienia wewnętrznego zespołu księgowego. Nasza usługa opiera się na modelu hybrydowym: wewnętrzny zespół operacyjny współpracuje z zewnętrzną Główną Księgową, która sprawuje nadzór merytoryczny nad procesami finansowymi. Takie rozwiązanie pozwala optymalizować koszty bez utraty jakości oraz bezpieczeństwa finansowego.
Outsourcing nadzoru księgowego to rozwiązanie, które:
- przenosi odpowiedzialność merytoryczną na podmiot zewnętrzny,
- eliminuje potrzebę rekrutacji pracownika,
- zapewnia dostęp do szerokiego zaplecza eksperckiego,
- gwarantuje ciągłość i bezpieczeństwo operacyjne,
- wspiera rozwój i skalowanie biznesu.
- optymalizuje koszty operacyjne poprzez przewidywalny model rozliczeń,
- umożliwia skupienie się na kluczowych kompetencjach i strategicznych celach firmy.
Komu dedykowana jest ta usługa?
- spółkom posiadającym wewnętrzny dział księgowości,
- zespołom księgowym, w których brakuje głównej księgowej lub głównego księgowego,
- podmiotom, w których zarząd potrzebuje większej transparentności finansowej,
- firmom przygotowującym się do badania sprawozdania finansowego,
- oddziałom i spółkom zależnym zagranicznych grup kapitałowych,
W ramach usługi nadzoru księgowego zapewniamy:
- zarządzanie pracą wewnętrznego zespołu księgowego,
- stałą kontrolę zapisów w księgach rachunkowych,
- weryfikację poprawności deklaracji podatkowych (VAT, CIT),
- nadzór nad zamknięciem miesiąca i sporządzeniem sprawozdania finansowego,
- analizę polityki rachunkowości i procedur finansowych,
- wsparcie zarządu w kontaktach z audytorem, organami podatkowymi lub interesariuszami,
- raportowanie do zarządu lub właściciela spółki,
Nadzór księgowy JWW – case study
Outsourcing Głównej Księgowej w spółce e-commerce
Sytuacja wyjściowa
Do JWW zgłosiła się spółka handlowa posiadająca 6-osobowy dział księgowości. Po nagłym odejściu głównej księgowej zespół utracił zdolność do samodzielnego zamknięcia miesiąca oraz sporządzenia sprawozdania finansowego.
Pojawiły się poważne problemy:
- brak nadzoru nad poprawnością ewidencji,
- niezłożona deklaracja VAT za jeden z miesięcy,
- narastające ryzyko podatkowe i finansowe,
- brak jasnego podziału odpowiedzialności.
Spółka znajdowała się w trudnej sytuacji biznesowej, a brak lidera obszaru finansowego dodatkowo destabilizował organizację.
Nasze działania
Po analizie sytuacji zaproponowaliśmy outsourcing funkcji głównej księgowej. Oddelegowana ekspertka JWW:
- przeprowadziła audyt ksiąg i procedur,
- zidentyfikowała ryzyka podatkowe i organizacyjne,
- opracowała raport z rekomendacjami usprawnień,
- uporządkowała obieg dokumentów i zakresy odpowiedzialności,
- usprawniła proces zamknięcia miesiąca,
- wdrożyła elementy automatyzacji,
- nadrobiła zaległości i złożyła brakującą deklarację VAT.
Efekt współpracy
W krótkim czasie:
- przywróciliśmy kontrolę nad księgowością,
- wyeliminowaliśmy zaległości deklaracyjne,
- zapewniliśmy terminowe rozliczenia,
- wzmocniliśmy kontrolę wewnętrzną,
- zwiększyliśmy efektywność pracy zespołu.
Spółka odzyskała stabilność finansową i bezpieczeństwo podatkowe, a zarząd ponownie otrzymał rzetelną informację zarządczą.
Nadzór księgowy JWW – case study
Optymalizacja kosztów i reorganizacja działu księgowości w spółce produkcyjnej
Sytuacja wyjściowa
Spółka produkcyjna, działająca w wymagającym i zmiennym otoczeniu rynkowym, stanęła przed koniecznością istotnej optymalizacji kosztów stałych. Jednym z kluczowych obszarów była księgowość.
Wewnętrzny dział księgowy liczył 12 osób. Analiza wykazała, że:
- wiele czynności wykonywano manualnie,
- brakowało automatyzacji procesów,
- powielały się zakresy odpowiedzialności,
- zamknięcie miesiąca było czasochłonne i obciążające organizacyjnie.
Koszty utrzymania rozbudowanego zespołu były nieadekwatne do realnych potrzeb operacyjnych spółki.
Nasze działania
JWW przeprowadziło szczegółową analizę procesów księgowych oraz struktury organizacyjnej działu.
W wyniku prac:
- zidentyfikowaliśmy obszary możliwe do automatyzacji,
- uprościliśmy obieg dokumentów,
- uporządkowaliśmy podział kompetencji,
- wdrożyliśmy standardy zamknięcia miesiąca.
Zaproponowaliśmy model mieszany: utrzymanie wewnętrznego zespołu w ograniczonym składzie oraz outsourcing funkcji Głównej Księgowej.
Docelowo:
- 5-osobowy zespół wewnętrzny odpowiada za bieżące księgowanie i kontakt z kontrahentami,
- Główna Księgowa z JWW nadzoruje poprawność ksiąg,
- realizuje proces zamknięcia miesiąca,
- sporządza i składa deklaracje podatkowe.
Efekt współpracy
Dzięki reorganizacji:
- znacząco obniżono koszty funkcjonowania działu księgowości,
- skrócono czas zamknięcia miesiąca,
- zwiększono przejrzystość procesów,
- ograniczono ryzyko podatkowe,
- zapewniono profesjonalny nadzór ekspercki.
Spółka zachowała operacyjną sprawność wewnętrznego zespołu, jednocześnie zyskując bezpieczeństwo i kontrolę na poziomie zarządczym.
Nadzór księgowy JWW – case study
Wsparcie raportowe przy pozyskaniu inwestora zagranicznego
Sytuacja wyjściowa
Spółka stanęła przed strategiczną szansą – możliwością szybkiego pozyskania inwestora, którego wsparcie kapitałowe miało umożliwić ekspansję na kluczowy rynek zagraniczny.
Warunkiem rozpoczęcia współpracy było jednak przygotowanie szeregu niestandardowych raportów finansowych i zarządczych, zgodnych z wymaganiami inwestora oraz jego centrali.
Wewnętrzny dział księgowości:
- nie posiadał doświadczenia we współpracy z inwestorami zagranicznymi,
- pracował w pełnym obciążeniu operacyjnym,
- nie dysponował odpowiednimi narzędziami raportowymi,
- nie był w stanie w krótkim czasie przygotować wymaganych zestawień.
Ryzyko utraty inwestora było realne.
Nasze działania
JWW, dzięki doświadczeniu w obsłudze międzynarodowych grup kapitałowych, szybko zidentyfikowało potrzeby raportowe inwestora.
W ramach współpracy:
- przeanalizowaliśmy wymagania raportowe i zakres oczekiwanych danych,
- dostosowaliśmy strukturę raportów do standardów centrali inwestora,
- opracowaliśmy przejrzyste szablony raportowe,
- uporządkowaliśmy dane księgowe w sposób umożliwiający ich wielowymiarową analizę,
- wsparliśmy zarząd w komunikacji finansowej z inwestorem.
Dzięki znajomości narzędzi wykorzystywanych w międzynarodowych strukturach byliśmy w stanie sprawnie przełożyć dane z polskiej księgowości na format oczekiwany przez zagraniczny podmiot.
Efekt współpracy
- raporty zostały przygotowane w wymaganym terminie,
- inwestor otrzymał przejrzyste i porównywalne dane finansowe,
- zarząd zyskał profesjonalne wsparcie w procesie negocjacyjnym,
- spółka spełniła warunki formalne umożliwiające dalsze rozmowy inwestycyjne.
Projekt pokazał, że w procesach inwestycyjnych kluczowe znaczenie ma nie tylko poprawność księgowa, ale również umiejętność prezentacji danych w standardzie międzynarodowym.
Zaufali nam
Masz pytania? Chętnie pomożemy
Skorzystaj z formularza kontaktowego
lub napisz do nas e-mail albo zadzwoń.