Załącznik do faktury w KSeF 2.0 – pamiętaj o zgłoszeniu

Z dniem 1 stycznia 2026 r. Ministerstwo Finansów udostępniło nową funkcjonalność Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0), umożliwiającą wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych zawierających załącznik. Rozwiązanie to stanowi odpowiedź na postulaty przedsiębiorców zgłaszane w toku konsultacji publicznych dotyczących obowiązkowego KSeF. Warto podkreślić, że możliwość stosowania załączników nie ma charakteru obligatoryjnego i będzie dostępna wyłącznie dla podatników, którzy dokonają uprzedniego zgłoszenia i uzyskają jego akceptację.

Zgłoszenie zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem

Warunkiem korzystania z nowej funkcjonalności jest złożenie zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Formularz zgłoszeniowy obejmuje m.in.:

• dane identyfikacyjne podatnika oraz adres e-mail,

• wskazanie rodzaju czynności dokumentowanych fakturą z załącznikiem,

• uzasadnienie potrzeby stosowania załączników,

• przewidywane parametry techniczne, w tym średnią miesięczną liczbę faktur oraz ich orientacyjny rozmiar.

Zgłoszenie może zostać złożone:

• samodzielnie przez podatnika będącego osobą fizyczną,

• przez użytkownika konta organizacji (UKO) – w przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi.

Zgłoszenia są rozpatrywane według kolejności wpływu, a maksymalny termin ich realizacji wynosi 3 dni robocze (z zastrzeżeniem sytuacji szczególnych). Informacja o statusie zgłoszenia przekazywana jest drogą elektroniczną.

Rezygnacja z faktur z załącznikiem

Podatnik, który zdecyduje się na zaprzestanie wystawiania faktur z załącznikiem, zobowiązany jest do złożenia stosownego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym. Po jego realizacji możliwe będzie dalsze wystawianie faktur w KSeF – jednak już bez elementu załącznika.

Charakter i zakres danych w załączniku

Załącznik stanowi integralną część faktury ustrukturyzowanej (plik XML) i nie może występować jako odrębny plik (np. PDF, JPG). W załączniku dopuszczalne jest zamieszczanie wyłącznie:

• danych o charakterze podatkowym,

• informacji ściśle powiązanych z ceną, jednostką miary i ilością towarów lub usług,

• danych branżowych towarzyszących danym podatkowym (np. numery punktów poboru, dane liczników, numery rejestracyjne pojazdów).

Załączniki nie mogą służyć do przekazywania treści marketingowych, handlowych ani dokumentów towarzyszących, takich jak umowy, protokoły odbioru, cenniki czy oferty. Naruszenie powyższych zasad może skutkować odebraniem podatnikowi prawa do korzystania z tej funkcjonalności.

Załącznik jako element struktury FA(3)

Nowa struktura logiczna FA(3) została rozszerzona o fakultatywny węzeł „Załącznik”. Umożliwia on prezentację danych w formie elastycznych tabel, zawierających m.in. nagłówki kolumn, wiersze oraz podsumowania. Dla jednej faktury możliwe jest dodanie jednego załącznika, który może jednak obejmować wiele bloków danych.

Aspekty techniczne i organizacyjne

• maksymalny rozmiar faktury z załącznikiem: 3 MB,

• maksymalny rozmiar faktury bez załącznika: 1 MB,

• okres przechowywania faktur w KSeF: 10 lat,

• załącznik korygowany jest wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej,

• funkcjonalność dostępna jest wyłącznie po akceptacji zgłoszenia i na okres 2 lat (wymagane ponowne zgłoszenie po upływie tego terminu).

Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów umożliwią odczyt i pobranie faktur z załącznikiem, jednak nie pozwolą na ich tworzenie ani wysyłkę – funkcjonalność ta przewidziana jest dla użytkowników komercyjnych systemów finansowo-księgowych zintegrowanych z API KSeF.

Wprowadzenie możliwości stosowania załączników w fakturach ustrukturyzowanych stanowi istotne udogodnienie dla przedsiębiorców operujących na rozbudowanych danych rozliczeniowych, w szczególności w branżach takich jak energetyka, telekomunikacja czy obrót paliwami. Jednocześnie rozwiązanie to pozostaje dobrowolne i wymaga starannego przygotowania organizacyjnego oraz technicznego.

Udostępnij:

Udostępnij na Facebooku Udostępnij na X Udostępnij na LinkedIn