Od 18 października 2026 r. orzeczenia z badań medycyny pracy wydawane są elektronicznie. Sprawdź, jak dotrą do firmy i co zmienić w umowie z przychodnią.

Od 18 października 2026 r. orzeczenia lekarskie z badań medycyny pracy będą wydawane co do zasady wyłącznie w formie elektronicznej. Pracownik znajdzie je na Internetowym Koncie Pacjenta (IKP), a pracodawcę poinformuje o nich placówka, w której przeprowadzono badanie. Dla firm najważniejsze jest to, że sposób i termin przekazania orzeczenia określa umowa z przychodnią. Warto ją sprawdzić, zanim zmiana wejdzie w życie.

Co się zmienia

Zmiana wynika z rozporządzenia Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r., które weszło w życie 17 kwietnia 2026 r. Do 17 października obowiązuje okres przejściowy: lekarz może wystawić orzeczenie na papierze albo elektronicznie. Od 18 października zasadą jest forma elektroniczna dla badań wstępnych, okresowych i kontrolnych.

Orzeczenie elektroniczne staje się częścią elektronicznej dokumentacji medycznej. Pracownik widzi je na IKP w zakładce „Dane medyczne” > „Medycyna pracy”, może pobrać je jako plik PDF i sprawdzić, do kiedy jest ważne. Może też poprosić lekarza o wydruk orzeczenia, podpisany przez lekarza własnoręcznie.

Orzeczenia wydane wcześniej na papierze nie tracą ważności tylko dlatego, że zmieniły się przepisy.

Kiedy papier jeszcze się pojawi

Orzeczenie papierowe będzie wydawane wyjątkowo: gdy lekarz nie ma dostępu do systemu teleinformatycznego (np. w razie awarii) oraz wobec funkcjonariuszy i żołnierzy wskazanych służb specjalnych. W większości firm papierowe orzeczenia staną się więc rzadkością.

Jak pracodawca otrzyma orzeczenie

Orzeczenia nie musi przynosić pracownik. Obowiązek przekazania dokumentu pracodawcy spoczywa na placówce medycyny pracy, a termin i sposób przekazania określa umowa zawarta z tą placówką. Jeżeli umowa mówi wyłącznie o dokumencie papierowym, nie będzie jasne, jak e-orzeczenie ma trafić do firmy.

Pracodawca nie ma wglądu w IKP pracownika. Pracownik może dobrowolnie przesłać pobrany plik PDF, ale nie powinien to być podstawowy element procedury. Do czasu otrzymania orzeczenia warto zachować ostrożność: Kodeks pracy zakazuje dopuszczenia do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego, a przy badaniu wstępnym lub kontrolnym od terminu dotarcia dokumentu może zależeć pierwszy dzień pracy.

Co zobaczy pracodawca, a czego nie

Pracodawca nie otrzymuje pełnej dokumentacji medycznej, wyników badań (np. morfologii) ani informacji o rozpoznanych chorobach. Orzeczenie zawiera m.in.:

• informację, czy pracownik jest zdolny, niezdolny lub utracił zdolność do wykonywania dotychczasowej pracy,
• stanowisko pracy,
• termin następnego badania okresowego,
• zalecenie dotyczące zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, jeśli jest potrzebne.

W orzeczeniach wydawanych, gdy pracownik stał się niezdolny do dotychczasowej pracy (np. z powodu szkodliwego wpływu pracy, podejrzenia choroby zawodowej albo wypadku przy pracy), mogą pojawić się też zalecenia dotyczące dostosowania stanowiska lub przeniesienia na inne stanowisko.

Lekarz może wydać pracownikowi również indywidualne zalecenia prozdrowotne, w tym dotyczące życia poza pracą. Nie trafiają one do pracodawcy.

Zakres badania nie zmienia się: lekarz orzeka po osobistym zbadaniu pracownika, na podstawie ewentualnych badań dodatkowych lub konsultacji oraz oceny zagrożeń na stanowisku. Bez zmian pozostaje też wzór skierowania na badania.

Odwołanie od orzeczenia

Od orzeczenia może odwołać się zarówno pracownik, jak i pracodawca, w ciągu 7 dni od otrzymania dokumentu. Odwołanie składa się za pośrednictwem placówki medycyny pracy, w której wydano orzeczenie. Dlatego warto odnotowywać datę wpływu każdego e-orzeczenia do firmy.

Co warto zrobić przed 18 października

• Sprawdź umowę z placówką medycyny pracy. Czy określa sposób i termin elektronicznego przekazywania orzeczeń?
• Uzupełnij lub zaktualizuj umowę, jeśli tych zapisów brakuje (np. adres e-mail, na który placówka ma wysyłać orzeczenia, i termin przekazania).
• Wyznacz osobę odpowiedzialną za odbiór orzeczeń i rejestrowanie daty ich wpływu.
• Ustal, jak archiwizować orzeczenia elektroniczne w aktach osobowych.
• Poinformuj pracowników, że orzeczenie znajdą na IKP, a placówka przekaże je pracodawcy, np. e-mailem.
• Uwzględnij zalecenia dla pracodawcy, jeśli pojawią się w orzeczeniu (np. okulary do pracy przy monitorze).

Masz pytania?

Jeśli chcesz omówić, jak zmiany od 18 października 2026 r. wpłyną na Twoją firmę, napisz do nas: [email protected].

Podstawa prawna:
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 456); art. 229 Kodeksu pracy.

Udostępnij:

Udostępnij na Facebooku Udostępnij na X Udostępnij na LinkedIn