Outsourcing Głównej Księgowej jako sposób na redukcję kosztów stałych — case study

Rosnące koszty stałe to dziś wyzwanie dla niemal każdej firmy produkcyjnej, a księgowość jest obszarem, który często pochłania więcej zasobów niż powinien. Dziewięcioosobowy dział, niejasny podział obowiązków i czasochłonne zamknięcie miesiąca — brzmi znajomo? Pokazujemy, jak dzięki wprowadzeniu outsourcingu funkcji Głównej Księgowej realnie obniżyliśmy koszty operacyjne spółki produkcyjnej.

Punkt wyjścia: rozbudowany dział, nieadekwatne koszty

Klient, spółka produkcyjna działająca w zmiennym i wymagającym otoczeniu rynkowym, stanął przed koniecznością istotnej optymalizacji kosztów stałych. Jednym z kluczowych obszarów do przeglądu okazał się wewnętrzny dział księgowy, liczący aż 9 osób.

Przeprowadzona analiza szybko ujawniła źródła nieefektywności. Wiele czynności wykonywano ręcznie, mimo że dało się je zautomatyzować. W strukturze zespołu powielały się zakresy odpowiedzialności, co prowadziło do chaosu kompetencyjnego i niepotrzebnego dublowania pracy. Proces zamknięcia miesiąca – kluczowy moment w cyklu księgowym każdej firmy – był czasochłonny, mocno obciążał organizację i często miał miejsce w dniu upływu terminu o 18:30.

Innymi słowy: koszty utrzymania tak rozbudowanego zespołu przestały być adekwatne do realnych potrzeb operacyjnych spółki.

Nasze podejście: analiza, a potem reorganizacja

Zanim zaproponowaliśmy jakiekolwiek zmiany, przeprowadziliśmy szczegółową analizę procesów księgowych oraz struktury organizacyjnej działu. To ten etap pozwolił nam zrozumieć, gdzie faktycznie leży problem – nie w liczbie osób jako takiej, ale w sposobie, w jaki dział jest zorganizowany i jak pracuje na co dzień.

Na tej podstawie:

• zidentyfikowaliśmy obszary możliwe do automatyzacji,
• uprościliśmy obieg dokumentów,
• uporządkowaliśmy podział kompetencji w zespole,
• wdrożyliśmy jasne standardy zamknięcia miesiąca.

Kluczowym elementem naszej rekomendacji było jednak coś więcej niż usprawnienie istniejących procesów. Zaproponowaliśmy klientowi model mieszany, łączący wewnętrzne zasoby firmy z eksperckim wsparciem zewnętrznym, a więc naszym nadzorem księgowym.

W nowym modelu organizacyjnym 5-osobowy zespół wewnętrzny odpowiada za bieżące księgowanie oraz kontakt z kontrahentami – czyli za te zadania, które wymagają bliskości z operacjami firmy i codziennej dostępności. Rolę Głównej Księgowej przejął natomiast ekspert JWW, który nadzoruje poprawność prowadzonych ksiąg, realizuje proces zamknięcia miesiąca oraz sporządza i składa deklaracje podatkowe.

To rozwiązanie pozwoliło spółce zachować operacyjną sprawność – wewnętrzny zespół pozostał blisko codziennych spraw firmy – przy jednoczesnym zapewnieniu profesjonalnego nadzoru na poziomie zarządczym, bez konieczności utrzymywania rozbudowanej struktury etatowej.

Efekty współpracy

Reorganizacja przyniosła wymierne korzyści w kilku obszarach jednocześnie:

• Niższe koszty – funkcjonowanie działu księgowości stało się istotnie tańsze dla spółki.
• Krótszy czas zamknięcia miesiąca – dzięki wdrożonym standardom proces przestał być organizacyjnym wąskim gardłem.
• Większa przejrzystość procesów – uporządkowany podział kompetencji wyeliminował dublowanie zadań i niejasności co do odpowiedzialności.
• Ograniczone ryzyko biznesowe– nadzór eksperta JWW nad deklaracjami i księgami zwiększył bezpieczeństwo compliance.
• Profesjonalny nadzór ekspercki – rola Głównej Księgowej trafiła w ręce specjalisty z dużym doświadczeniem, bez konieczności zatrudniania go na etat.

Wnioski dla innych firm produkcyjnych

Ten case study pokazuje, że optymalizacja kosztów księgowości nie musi oznaczać prostego cięcia etatów ani rezygnacji z kontroli nad procesami finansowymi. Kluczem jest właściwa diagnoza – zrozumienie, które zadania rzeczywiście wymagają stałej obecności wewnętrznego zespołu, a które można powierzyć zewnętrznemu ekspertowi bez utraty jakości i bezpieczeństwa.

Model mieszany, łączący ograniczony zespół wewnętrzny z outsourcingiem funkcji zarządczych, sprawdza się szczególnie dobrze w firmach, które chcą jednocześnie obniżyć koszty stałe i podnieść poziom eksperckiego nadzoru nad finansami.

Udostępnij:

Udostępnij na Facebooku Udostępnij na X Udostępnij na LinkedIn