Obowiązek sporządzenia inwentaryzacji (spisu z natury) na dzień 31.12.2020

W związku ze zbliżającym się końcem roku przypominamy o obowiązku sporządzenia inwentaryzacji (spisu z natury) na dzień 31.12.2020 r.

Spisem z natury powinny być objęte:

• towary handlowe,
• materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
• półwyroby,
• produkcja w toku,
• wyroby gotowe,
• braki i odpady,
• gotówka w kasie,

Systematyczną kontrolę zgodności danych za pomocą inwentaryzacji prowadzi się w celu zapewnienia wiarygodnej informacji o aktywach i pasywach ujmowanych w księgach rachunkowych i wykazywanych w sprawozdaniu finansowym jednostki.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, jednostki mają obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Ustawa ta zawiera równocześnie w zakresie inwentaryzacji pewne uproszczenia.

Termin i częstotliwość inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego uznaje się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników majątku przeprowadzono odpowiednio: raz w roku, w ciągu 2 lub w ciągu 4 lat. Oznacza to, że inwentaryzacja może być rozłożona na przestrzeni poszczególnych lat (tzw. inwentaryzacja ciągła) oraz że w wyznaczonym okresie (np. na przestrzeni 4 lat) powinny zostać zinwentaryzowane składniki majątku jednostki.

Częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji zapasów zależy od kilku czynników, tj.:

• rodzaju zapasów,
• rodzaju jednostki, w której znajdują się zapasy,
• terenu, na którym zostały umieszczone zapasy,
• ewidencji ilościowo-wartościowej zapasów,

Termin i częstotliwość inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego (dla większości jednostek to 31 grudnia) uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację zapasów przeprowadzono odpowiednio:

• na ostatni kwartał roku obrotowego, do 15. dnia następnego roku (tj. do 15. stycznia, jeżeli rok obrotowy kończy się 31. grudnia) – ma zastosowanie do zapasów znajdujących się na terenie niestrzeżonym lub znajdujących się na terenie strzeżonym, ale nieobjętych ewidencją ilościowo-wartościową oraz zapasów będących własnością innych jednostek, powierzonych do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania.
• raz w roku – odnosi się do zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki (np. sklepy) oraz zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną.
• raz w ciągu 2 lat – dotyczy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową.
• raz w ciągu 4 lat – nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

Inwentaryzacja zapasów może zostać przeprowadzona częściej, niż w terminach określonych powyżej. Stan zapasów powinien być ustalony zawsze na ostatni dzień roku obrotowego, bez względu na dzień faktycznego spisu z natury (tj. zliczania zapasów przez osoby uczestniczące zaangażowane w proces inwentaryzacji).

Inwentaryzację przeprowadza się z wykorzystaniem jednej z trzech metod tj. w drodze:

• spisu z natury,
• uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń,
• porównania danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i sprawdzenia wartości tych składników (metoda weryfikacji),

Forma inwentaryzacji w drodze spisu z natury dotyczy:

• aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
• papierów wartościowych w postaci materialnej,
• rzeczowych składników aktywów obrotowych,
• środków trwałych,
• nieruchomości zaliczonych do inwestycji,
• maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

Natomiast inwentaryzacja w drodze weryfikacji dotyczy:

• środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
• gruntów,
• praw zakwalifikowanych do nieruchomości,
• należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych,
• należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
• należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych, a także
• aktywów i pasywów, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

Jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby inwentaryzację składników aktywów przeprowadzić drogą spisu z natury przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa koniecznych dla jej przeprowadzenia.

WAŻNE! Jedną z przesłanek przeprowadzenia inwentaryzacji metodą weryfikacji zamiast spisu z natury może być potencjalne ryzyko epidemiczne występujące w określonych podmiotach.

Ryzyko epidemiczne nie występuje w jednakowym zakresie we wszystkich jednostkach przeprowadzających inwentaryzację, ani w odniesieniu do wszystkich składników aktywów objętych inwentaryzacją. Każda jednostka powinna indywidualnie dokonać gruntownej oceny potencjalnego ryzyka związanego z pandemią COVID-19 w celu podjęcia uzasadnionej decyzji o wyborze danej metody inwentaryzacji.

Dokumentacja uzasadniająca przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji zamiast spisu z natury wraz z dokumentacją potwierdzającą porównanie danych ksiąg rachunkowych na dzień bilansowy z odpowiednimi dokumentami powinna stanowić załącznik do protokołu weryfikacji.

Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości art. 26, rozdział 3 Inwentaryzacja

Źródło:
www.mf.gov.pl

Udostępnij:

Udostępnij na Facebooku Udostępnij na X Udostępnij na LinkedIn